Usati come sinonimi, pianificare e calendarizzare non significano esattamente la stessa cosa. Complementari e non alternativi, concorrono entrambi a rendere efficaci le nostre strategie. Una campagna di raccolta fondi o di comunicazione, per riuscire va pianificata in tutte le sue parti e calendarizzata in modo puntuale. Quest’attività richiede metodo. Il metodo richiede tempo.

Fai conto di partire da un’idea. Nella testa cominciano a prendere forma tutta una serie di pensieri. Per far diventare questi pensieri qualcosa di più concreto, ciascuno di essi va analizzato per benino e incasellato. Ognuno di noi ha un proprio modo. Chi lavora con me sa bene che io, ad esempio, durante un brainstorming sono solita buttar fuori i pensieri ad alta voce schematizzandoli, contestualmente, su un foglio.

iStock_000006684416XSmallDa qui, ovvero dall’individuazione del “cosa”, parte il film o, comunque, una sorta di piccola sceneggiatura per un film che verrà strutturato in modo più complesso in un secondo momento.

Ecco così qualche piccolo spunto per organizzare al meglio le proprie attività.

FOCALIZZA GLI OBIETTIVI. Uno è meglio. Due sono ok, ci stanno. Tre, cominciano a stare un po’ stretti. Quattro forse sono troppi. E’ importante individuare con precisione qual è lo scopo di un’idea (e che sia ragionevole) perché tutte le strategie adottate prenderanno una direzione unica: quella dell’efficacia.

A CHI TI RIVOLGI? Quali sono i pubblici diretti e indiretti dell’iniziativa che hai in mente? Riesci a prevedere a quali aspettative rispondere?

CHI COINVOLGI? Chi puoi coinvolgere attivamente nell’attività? Qual è il ruolo di ciascuno nel perseguire l’obiettivo? Banalmente: chi fa che cosa?

QUALI SONO I CANALI IDEALI? E GLI STRUMENTI PIU’ ADEGUATI? On line, off line o entrambi? On air o sulla stampa? Comunicazione generalista o di settore? Istituzionale o friendly? Above o below? Tutto è relativo e tutto sarà diversamente efficace.

PIANIFICA STEP BY STEP E METTI TUTTO SU UNA TIMELINE. Ma proprio tutto. Per non perdere di vista il processo, non dare nulla per scontato. Foss’anche un giro di bozze o una seconda verifica. Meglio uno scrupolo preventivo che una frittata a cose fatte.

CONDIVIDI, CONDIVIDI, CONDIVIDI con tutto il gruppo di lavoro. In modo particolare la timeline. E’ l’unico modo per rendere tutto il team consapevole e orientato agli obiettivi comuni.

Ma prima di tutto domandati:

quel che ho in testa serve davvero o è solo un plus? Vale la pena metterci tempo, testa, risorse?

Pensa così ai possibili ritorni. Non è un aspetto scontato e ti dà il senso e il peso dell’investimento.

Pianificare e calendarizzare sono attività che rendono sia in processi più circoscritti e routinari come, ad esempio, la gestione dell’account di Twitter o il profilo Facebook, sia in attività più complesse e articolate come una cena di raccolta fondi o una campagna di sensibilizzazione. Trovo che abituarsi a pensare per step dia risultati via via sempre più soddisfacenti.

La mia agenda è piena di appunti presi in questo modo e in questi appunti è racchiusa la preziosistà del lavoro che svolgo. Anche una volta realizzati nel complesso, fatico a liberarmene. I miei books diventano così un diario di attività pratiche e percorsi mentali che, passo dopo passo, hanno costruito il mio modo di fare fundraising ed essere fundraiser. E il tuo?

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