Vademecum per un evento di fundraising a budget zero

In questo racconto di vita vissuta, Carolina Venturini, content manager per il sociale, ci fa ripercorrere le tappe che l’hanno vista protagonista nella realizzazione di un evento di fundraising sul suo territorio. Ci racconta che tutto è possibile e ci spiega come, nonostante il piccolo budget, sia riuscita a portare a casa risultati interessanti e la riconoscenza delle organizzazioni che le hanno affidato la gestione. Le ho chiesto di mettere in evidenza i passaggi chiave, come in una sorta di Gaant, in modo da fornire al lettore una sorta di vademecum di buone prassi per la creazione di un evento di successo.

Direi che c’è riuscita! Buona lettura.

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Immaginate il contesto:

Una piccola associazione dilettantistica di paese si allea con un’altra associazione di volontariato locale dando vita a un evento sportivo di beneficenza. L’evento, realizzato in precedenza, non ha mai ottenuto una grande partecipazione e gli organizzatori sono in dubbio sul futuro. Se anche quest’anno non avrà successo, non sarà più replicato. L’obiettivo della manifestazione è la raccolta fondi tramite l’incasso della serata. Come nelle migliori situazioni, né l’una né l’altra associazione hanno mai attivato una comunicazione professionale sui loro canali.

Venite chiamati all’ultimo per risolvere la situazione. Non avete budget. Massimo massimo, 10,00 € da investire su Facebook. Non è previsto alcun compenso per voi, di nessun tipo. Accettate come forma di volontariato e di investimento nella vostra visibilità locale.

Cosa fate? Da dove partite?

Ecco le tre attività, che sicuramente vi daranno maggiori speranze di successo:

1 – LE PERSONE SONO LA CHIAVE

  • Se non avete budget da spendere in pubblicità online, avete a disposizione almeno una ventina di persone, divise fra le associazioni, con un profilo personale su Facebook, attive e interessate alla condivisione. Parlate con loro, entusiasmateli con le potenzialità, sviluppate le sinergie e scovate quei canali, quelle conoscenze dirette e indirette, che porteranno molta acqua al vostro mulino.
  • Conoscono giornalisti? C’è qualche fotografo professionista, che svolge opera di volontariato da loro? Hanno tanti amici a cui girare gli inviti di partecipazione?
  • Le persone sono tesori: sappiate valorizzare i loro entusiasmi e vedrete che metà dell’opera sarà già realizzata. Se riuscirete a far sentire partecipi, importanti, necessari e parte integranti del vostro progetto tutti i volontari, avrete lavorato sul risultato della vostra comunicazione e anche sul futuro dell’associazione.
  • I benefici si vedranno a lungo termine.

2 – STRATEGIA DI CONTENUTI E TRIAGE DI SOLUZIONI               

  • Definito il vostro target e l’obiettivo, mostrando dati e potenzialità di Facebook, sarete in grado di convincere i responsabili a “fare una prova” con l’investimento di 10,00€ in Facebook Adsense. Potreste decidere, per esempio, di non disperdere risorse nell’aumento dei “Mi piace!”: quelli, se lavorate bene, registreranno un incremento autonomo e costante nel tempo, anche di poche unità, ma giornaliere.
  • Con 1,00€ al giorno nella promozione di un evento o di un post, con pubblico targhetizzato nei dettagli, ampliando, se necessario, di + 20km la geolocalizzazione dei vostri utenti, garantirete all’associazione una visibilità ampia sul territorio.
  • Se con 15.000 visualizzazioni realizzate in una settimana sarete in grado di portare allo stadio circa 150 persone paganti, saprete di aver fatto un ottimo lavoro con l’investimento di 7,00€ in pubblicità FB.
  • Se il biglietto avrà un costo ipotetico di 3,00€ per l’adulto, ipotizzando una 30ina di bambini di cui almeno 10 con età esente da sconti, saprete di aver totalizzato un incasso di 390,00€.
  • Se, come spesso accade, non avrete ulteriori spese da sostenere come catering o servizio bar, scalando il costo irrisorio legato a Facebook e alla stampa delle locandine, saprete di non essere andati in perdita e di aver raggiunto l’obiettivo minimo di raccolta fondi per esigenze base.
  • Chiaro che non basta. Ma in un contesto dove manca ancora la consapevolezza delle potenzialità della comunicazione digitale e del fundraising, mostrare una via è già tanto. Poi starà all’associazione decidere se continuare in maniera sera e continuativa nel tempo oppure se buttare al vento le relazioni e i risultati ottenuti. In qualità di consulenti esterni, per quanto nel nome di un impegno di tipo volontario, avete come obiettivo il mostrare ciò che si può realizzare lavorando professionalmente alla loro causa.
  • Avendo a disposizione poco tempo, risorse contratte, assenza di data base per mailing list e la consapevolezza che il vostro impegno è da considerarsi spot-on, potrete scegliere di agire solo su Facebook e tramite ufficio stampa. Potrete scegliere le testate di settore, locali, correlate e inviare loro comunicato stampa ufficiale, fotografie, regolamenti eventuali, inviti omaggio.
  • Attivare i giornalisti è fondamentale: i loro articoli gratuiti porteranno ulteriore visibilità alla vostra causa e i rapporti proficui dovranno essere coltivati con molta, molta cura nel tempo.

3 – STATE SUL PEZZO

  • Quando i tempi sono ristretti, perder tempo è un danno. Se avete due settimane di tempo per raggiungere l’obiettivo delle oltre 100 persone partecipanti all’evento – e per molte realtà questo è un risultato stratosferico – ogni giorno della settimana è buono per una comunicazione efficace su Facebook.
  • Dai testi per i post, alle immagini, alle infografiche, ai video ai comunicati e note, garantite varietà per dare una panoramica esauriente del mondo dell’associazione e, soprattutto, dell’evento. Lavorate con software gratuiti. Utilizzate Canva con i template free. Cercate di spiegare alla vostra community perché l’evento è importante. Attivate l’empatia e il coinvolgimento emotivo, toccando tasti quali solidarietà, senso civico, amicizia, coraggio, speranza, benevolenza, proattività. Fate sentire partecipi i vostri utenti e quando inizieranno a commentare, siate rapidi nel fornire risposte positive, aperte, disponibili.
  • Guardate oltre e riconoscete eventuali nuove “categorie” da coinvolgere.
  • Nelle piccole squadre di calcio di paese, per esempio, si pensa quasi esclusivamente “al maschile”. Le donne dell’associazione sono, invece, una risorsa importante: hanno conoscenze, energia, idee, creatività e tempo, voglia per riunirsi, attivarsi, darsi da fare per la comunicazione dell’associazione.
  • Perché non immaginare uno spazio esclusivo o speciale per queste persone, valorizzando il tanto a disposizione? Pensate all’effetto che può fare una piccola squadra di fidanzate festanti, che si inventa un flash mob per fare il tifo? Ne vale la pena in una piccola realtà di borgata? Certo, che ne vale la pena! Il video potrebbe diventare virale e di tendenza. Le foto potrebbero scatenare fiumane di “Mi piace!” sui social e avviare condivisioni, commenti, dando visibilità gratuita alla pagina grazie al semplice amore ed entusiasmo delle persone. Non dimenticate il potere eclatante del ringraziamento: la parola “grazie” è in grado di lavorare sulla motivazione, sulle relazioni e sui profitti in modi impensabili.

Senza contare che, quando la passione si muove, la comunicazione diventa efficace.

ProntI a mettervi in gioco?

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Carolina VenturiniGUEST POST.

Thanks to: Carolina Venturini. Consulente in materia di comunicazione digitale, contenuti e social media. E’ docente e formatore in scuole private e PMI. Di recente, ha ampliato le sue attività includendo anche il fundraising per il sociale. Disponibile su LinkedIn e tramite e-mail. Seguila su Twitter.

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Elena Zanella

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