Hai mai considerato quanto sia importante gestire l’agenda delle attività nel modo migliore possibile?

La capacità di gestire il tempo è essenziale anche nel non profit.

Essere metodici nella stesura della to do list ci permette raggiungere gli obiettivi e massimizzare i risultati delle azioni svolte, permettendoci di dare rilevanza alle cose importanti piuttosto che a quelle urgenti, attività che spesse volte sfuggono per via della frenesia quotidiana che ci fa perdere di vista ciò che conta realmente.

La matrice di Matrice di Eisenhower (generale e presidente statunitense negli anni 50) è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo nota anche come Matrice di Covey (dal nome di Stephen Covey che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people) e può aiutare a stabilire le priorità che riflettano la missione e gli obiettivi a lungo termine dell’organizzazione.

Questo quadrante classifica le attività in base alla loro importanza e urgenza, suddividendo il lavoro in quattro categorie: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti. Concentrandosi sulle attività importanti ma non urgenti, le organizzazioni non profit possono pianificare in modo strategico e anticipare le sfide, promuovendo una gestione più proattiva e meno reattiva.

7 consigli su come dare priorità alle cose importanti, non urgenti. 

Il tempo? La risorsa scarsa per eccellenza. Qui di seguito, suggerisco un metodo con una progressione di cose da fare che vadano dalle più semplici alle più complesse, consapevoli che il tempo è indicatore prevalente.

1. Semplificazione delle operazioni: inizia con la semplificazione delle operazioni quotidiane. Riduci gli sprechi di tempo e risorse ottimizzando processi e procedure. Anche se sembra un compito semplice, può liberare energie preziose per attività più importanti.
2. Comunicazione efficace: migliora la comunicazione interna ed esterna. Assicurati che le informazioni siano chiare e facilmente accessibili. Una comunicazione efficiente è fondamentale per coordinare le attività e coinvolgere gli stakeholder.
3. Pianificazione settimanale e mensile: introduci una pianificazione settimanale e mensile. Fissa obiettivi a breve termine e assegna compiti chiave. Questo contribuirà a mantenere il focus sulle attività importanti anche durante la routine quotidiana.
4. Formazione continua: implementa programmi di formazione continua per il personale dipendente e volontario. Inizia con argomenti di base e gradualmente affronta temi più complessi, a seconda dei ruoli e delle responsabilità assunte da ciascuno. Questo approccio progressivo garantisce che il team acquisisca gradualmente le competenze necessarie per affrontare sfide più impegnative.
5. Analisi dei risultati: inizia a implementare sistemi di analisi dei risultati per le attività quotidiane. Questa attività fornirà dati cruciali per valutare l’efficacia delle operazioni e guidare le decisioni a lungo termine.
6. Collaborazioni strategiche: sviluppa collaborazioni strategiche con enti terzi. Una semplice alleanza oggi può trasformarsi in opportunità di livello nel futuro.
7. Innovazione dei programmi: incorpora gradualmente l’innovazione nei programmi. Anche se può sembrare una sfida complessa, introdurre poco a poco nuovi approcci migliorerà la capacità dell’organizzazione di adattarsi e crescere.

In questo contesto, la variabile tempo è la risorsa scarsa per eccellenza. Investire con diligenza il tempo nelle attività importanti, ma non urgenti, è cruciale per la riuscita delle attività dei nostri enti nel lungo periodo. La consapevolezza che ogni decisione impatta direttamente sull’utilizzo del tempo permette di ottimizzare le risorse e migliorare l’efficienza complessiva, garantendo che l’organizzazione cresca in modo sostenibile e mantenga un impatto duraturo sulla comunità servita.