Set up! Non sapevo nemmeno cosa fosse, o, meglio, come si traducesse in fatti, fino a 20 mesi fa, ovvero dalla mia prima diretta del 31 marzo 2020 (Comunicare nell’emergenza e prepararsi al dopo), a pochi giorni dal primo lockdown. Da allora, ho imparato molto e molto ho ancora da imparare, e le ore, passate sia in livestreaming che registrate e mandate in differita, sono innumerevoli.

Qui di seguito, troverai una checklist di 12 punti delle cose su cui lavorare o tenere presenti per organizzare un evento online fatto per bene.

1. Piattaforma: scegli quella che fa al caso tuo. Usa direttamente il social network preferito o, se hai ospiti, affidarti a un’app che ti consenta un minimo di scenografia. Zoom, ad esempio, va benissimo. Con quest’applicazione, ad esempio, puoi andare in diretta streaming facilmente ma personalmente preferisco StreamYard che mi permette di gestire da remoto una serie di azioni, come la sovrimpressione di banner e sfondi, oltre che andare in contemporanea su più social network, LinkedIn compreso.
2. Illuminazione brillante: non è da trascurare. Luce led ad anello, ad esempio, a diverse gradazioni di colore come quella che vedi in foto. Ce ne sono di dimensioni differenti e anche portatili per smartphone. A proposito di luce, mai e poi mai averla alle spalle perché il volto risulterà scuro: una finestra è dunque da bandire, a meno che le persiane non siano ben chiuse.
3. Sfondo forte: personalmente, non amo le sfumature ma le tinte piatte. Questo vale anche per gli sfondi. Suggerisco, se possibile, di non sfocare lo sfondo ma di lasciarlo evidente. Neutro, d’ambiente (una libreria, una pianta) o creato ad hoc. Canva anche in questo caso aiuta a realizzare un set di tutto rispetto.
4. Suono e video di qualità: se la telecamera del pc non è sufficiente, meglio dotarsi di qualcosa di esterno (ormai a costi davvero accessibili) così come di un buon paio di cuffie che isolino dai rumori esterni e producano un buon suono.
5. Promozione sui social media programmata: realizzare una buona campagna di comunicazione a promozione dell’attività da declinare sui diversi social network. Se non prevediamo una live ma pensiamo a un evento chiuso, facciamoci supportare da un sistema che ci permetta di raccogliere dati preventivamente. Io personalmente continuo a preferire Eventbrite che offre questo servizio gratuitamente se l’evento è a sua volta gratuito e fornisce attività di follow up molto interessanti.
6. Siti web di raccolta fondi collegati: non dimenticare di far passare in sovrimpressione il link della pagina di atterraggio o il cartello per il dono o i dati di contatto.
7. Scaletta puntuale dell’evento con attività di coinvolgimento del pubblico pianificate: organizza in modo adeguato gli interventi degli ospiti e il minutaggio dedicato a ciascuno. Prepara anticipatamente le domande che condividerai con i tuoi ospiti o chiedi loro di individuare il tema che ritieni sia meglio approfondire per tenere alta la qualità dell’offerta.
8. Archivia il video: su un canale YouTube o Vimeo, anche in modalità riservata, in modo da non perdere il tuo lavoro. Anche la declinazione della sola voce tramite Spreaker, ad esempio, può essere un’idea (trovi il mio canale qui).
9. Sii educato e puntuale. Inizia puntualmente e termina puntualmente. Non è facile ma necessario. Le persone devono poter sapere che non perderanno nulla qualora non avessero più tempo disponibile.
10. Sul finale, ringrazia tutti: ospiti e partecipanti. Qualora fossi in differita e hai le email di coloro che hanno partecipato, invia loro un breve messaggio di saluto.
11. Altri piccoli accorgimenti: sorridi, cura trucco e parrucco e poni attenzione alla postura. Come ti presenti racconta già molto di ciò che sei.
12. Chi seguire per fare bene. Per finire, se posso darti ancora un piccolo consiglio su chi seguire per saperne sempre di più: Giorgio Taverniti, il cui canale YouTube Fast Forward è una vera manna per imparare a usare bene internet, e Andrea Ciraolo che, grazie ai suoi tutorial, ci accompagna passo passo nei meandri delle diverse applicazioni per il web in modo da migliorare l’efficacia e la qualità dei nostri prodotti multimediali.

E ora, go live!

L'articolo Set up. 12 tips & tricks per organizzare per bene il tuo evento online proviene da Elena Zanella.